Sotrans Logistics is a leading logistics agency in Vietnam, providing comprehensive supply chain solutions to numerous manufacturing clients across various industries. As a logistics provider, Sotrans plays a crucial role in ensuring that their clients' shipments comply with international trade laws and regulations. One significant challenge they faced was managing Certificates of Origin (CO) efficiently and accurately, a critical requirement for leveraging Free Trade Agreements (FTAs) and ensuring smooth cross-border transactions.
All above are reasons why they came to Innoria, the rarely high successful solution delivery track record in Software development in Vietnam.
Common Questions:
- How can logistics companies in Vietnam manage C/O effectively?
- What software automates C/O processes for FTAs?
- How to reduce errors in C/O documentation for international trade?
Sotrans Logistics là một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện cho nhiều khách hàng sản xuất trong các ngành công nghiệp khác nhau. Là một nhà cung cấp dịch vụ logistics, Sotrans đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các lô hàng của khách hàng tuân thủ các quy định và luật thương mại quốc tế. Một trong những thách thức lớn mà họ đối mặt là quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ (CO) một cách hiệu quả và chính xác, điều kiện tiên quyết để tận dụng các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) và đảm bảo giao dịch xuyên biên giới diễn ra suôn sẻ.
Đây chính là lý do Sotrans tìm đến Innoria, một công ty có thành tích nổi bật trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm thành công tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp:
- Làm thế nào để các công ty logistics ở Việt Nam quản lý C/O hiệu quả?
- Phần mềm nào tự động hóa quy trình C/O theo FTA?
- Làm sao để giảm sai sót trong tài liệu C/O cho thương mại quốc tế?
Challenges
During a visit to Bình Dương to negotiate upcoming contracts with an Italian client, Sotrans' General Director faced an awkward situation when the partner suddenly became furious and even resorted to profanity. The meeting dragged on for five hours, and the root cause was identified as errors in figures due to rapidly changing tax policies and material quotas. If unresolved, the partner could face hefty fines.
"The oversight was due to mistakes on both sides, as Sotrans had failed to address the issue and provide proper guidance. Right there in the meeting, I committed to developing a tailored software solution within one month to resolve the issue, fully funded by us,” said Mr. Thành, Sotrans’ General Director.
Trong một lần đến Bình Dương thỏa thuận cho những hợp đồng kế tiếp với một khách hàng Italia, Tổng giám đốc Sotrans gặp phải tình huống khó xử khi đối tác đột nhiên giận dữ và thậm chí là... chửi tục. Cuộc họp kéo dài 5 tiếng đồng hồ và tìm ra nguyên nhân là sai sót các con số do chính sách thuế và định mức đối với nguyên liệu thay đổi quá nhanh. Nếu không giải quyết được, có thể đối tác phải chịu phạt cao.
"Sơ xuất xảy ra do cả hai bên, mà Sotrans đã không lưu ý vấn đề đó để tư vấn, giúp đỡ họ. Ngay trong buổi họp, tôi cam kết trong 1 tháng sẽ xây riêng một phần mềm để giải quyết vấn đề, bằng kinh phí của chúng tôi”, ông Thành - Tổng Giám Đốc Sotrans kể lại.
Solution Implementation
Innoria implemented its CO Management software to address these challenges, providing the following features and benefits:
- Automate the C/O Creation Process Accurately and Quickly: Enables businesses to automatically generate C/O document sets tailored to specific trade agreements. Automatically verifies origin criteria based on FTA rules, such as:
- Regional Value Content (RVC)
- Change in Tariff Classification (CTC)
- Wholly Obtained
- De Minimis, etc.
Outcome: Saves time, reduces manual errors, and increases the likelihood of benefiting from tariff preferences.
2. Seamless Integration with Existing Systems: Directly connects with:
- Popular ERP systems: SAP, Odoo, SAGE, SUN, etc.
- Electronic customs declaration portals: eCoSys, ECUS, etc.
- Logistics and freight forwarding systems.
Outcome: Ensures consistent data across systems, eliminates manual data entry, and prevents errors.
3. Inventory Management and Material Loss Control in Production
- Tracks detailed inventory of raw materials and finished products by item code.
- Identifies discrepancies between actual and system-recorded data.
- Allows adjustments to material loss ratios at the end of a period to ensure alignment between inventory records, customs declarations, and ERP.
Outcome: Enhances transparency in material management, supports accurate reporting for customs and accounting.
4. Detection of Duplicates and Data Conflict Alerts
- The system flags duplicate or conflicting data entries (e.g., same item code with different units).
- Allows managers to make flexible adjustments immediately.
Outcome: Ensures data quality and minimizes risks during customs inspections.
5. Leveraging Modern Technology: Hyper Automation: Integrates Robotic Process Automation (RPA), VLM, and Workflow Studio to:
- Automatically retrieve declarations from customs portals using RPA.
- Recognize and classify documents through Vision language model (VLM).
- Streamline complex business workflows
Outcome: Optimizes processes, reduces reliance on manual labor.
6. Built on a Low-Code Platform – Digiforce DX
- User-friendly drag-and-drop interface, easily customizable to meet specific business needs.
- Supports rapid deployment, easy maintenance, and scalability.
Outcome: Offers flexibility, saves development and long-term operational costs.
7. Supports Diverse Reporting for Auditing and Verification
- Inventory reports for individual raw materials.
- Reports on material shortages compared to export declarations.
- C/O reports by shipment or invoice.
- Material deduction reports by period.
Outcome: Facilitates internal audits and efficient verification with customs authorities.
8. Paves the Way for Comprehensive Digital Transformation: Serves as the first step for businesses to adopt digital technologies in:
- Supply chain management.
- Document digitization.
- Product origin traceability.
- Future blockchain integration for C/O verification.
Outcome: Enables a holistic approach to digitalization, enhancing operational efficiency and transparency.
- Tự động hóa quy trình làm C/O một cách chính xác và nhanh chóng Giúp doanh nghiệp tự động tạo bộ hồ sơ C/O theo từng hiệp định thương mại. Kiểm tra tiêu chí xuất xứ tự động dựa trên các quy tắc FTA như:
- Regional Value Content (RVC)
- Change in Tariff Classification (CTC)
- Wholly Obtained
- De Minimis, v.v.
Kết quả : Tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công, nâng cao tỷ lệ được hưởng ưu đãi thuế quan.
2. Tích hợp liền mạch với hệ thống hiện có: Kết nối trực tiếp với:
- Các hệ thống ERP phổ biến: SAP, Odoo, SAGE, SUN,...
- Cổng khai báo hải quan điện tử: eCoSys, ECUS,...
- Hệ thống logistics/giao nhận
Kết quả : Dữ liệu nhất quán giữa các hệ thống, không cần nhập liệu thủ công, tránh sai sót.
3. Quản lý tồn kho và kiểm soát hao hụt vật tư trong sản xuất
- Theo dõi chi tiết tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm theo mã hàng.
- Phát hiện sự chênh lệch giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu hệ thống.
- Cho phép điều chỉnh tỷ lệ hao hụt cuối kỳ để đảm bảo khớp số liệu tồn kho trên tờ khai và ERP.
Kết quả : Tăng tính minh bạch trong quản lý vật tư, hỗ trợ báo cáo chính xác cho hải quan và kế toán.
4. Phát hiện trùng lặp, cảnh báo dữ liệu mâu thuẫn
- Hệ thống sẽ thông báo nếu dữ liệu mới nhập vào bị trùng hoặc mâu thuẫn với dữ liệu cũ (ví dụ: cùng mã hàng nhưng đơn vị khác nhau).
- Cho phép người quản lý điều chỉnh linh hoạt ngay lập tức.
Kết quả : Đảm bảo chất lượng dữ liệu, tránh rủi ro khi kiểm tra hải quan.
5. Áp dụng công nghệ hiện đại: Siêu tự động hóa (Hyper Automation): Tích hợp nền tảng RPA (Robotics Process Automation), NLP OCR, Workflow Studio giúp:
- Tự động lấy tờ khai từ cổng hải quan bằng RPA
- Nhận diện và phân loại tài liệu thông qua OCR thông minh
- Xử lý các luồng nghiệp vụ phức tạp dễ dàng
Kết quả : Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm phụ thuộc vào lao động thủ công.
6. Được xây dựng trên nền tảng mã thấp (Low-code) – Digiforce DX
- Giao diện kéo thả thân thiện, dễ tùy biến theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
- Hỗ trợ triển khai nhanh, dễ bảo trì và mở rộng.
Kết quả : Linh hoạt, tiết kiệm chi phí phát triển và vận hành lâu dài."
7. Hỗ trợ đa dạng báo cáo phục vụ kiểm tra, đối chiếu
- Báo cáo tồn kho theo từng nguyên vật liệu
- Báo cáo thiếu hụt vật tư so với tờ khai xuất khẩu
- Báo cáo C/O theo từng lô hàng, invoice
- Báo cáo khấu trừ vật tư theo kỳ
Kết quả : Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và đối chiếu với cơ quan hải quan hiệu quả.
8. Mở đường cho chuyển đổi số toàn diện: Là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiến tới ứng dụng công nghệ số trong:
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Số hóa chứng từ
- Truy xuất nguồn gốc hàng hóa
- Tích hợp blockchain trong tương lai để xác thực C/O
Kết quả: Cho phép áp dụng phương pháp toàn diện vào quá trình số hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động và tính minh bạch.
Results
The implementation of Innoria’s CO Management software brought significant improvements to Sotrans Logistics and their manufacturing clients:
- Increased Efficiency: The time required to prepare and manage CO documentation was reduced by 50%, allowing Sotrans to process shipments more quickly and efficiently.
- Error Reduction: Automation and real-time regulatory updates virtually eliminated errors in CO documentation, ensuring full compliance with international trade laws and FTAs.
- Enhanced Client Satisfaction: By providing accurate and timely COs, Sotrans was able to improve the satisfaction of their manufacturing clients, helping them to leverage FTAs and reduce tariffs.
- Regulatory Compliance: Sotrans maintained full compliance with evolving trade regulations, avoiding potential fines and legal issues.
- Operational Integration: Seamless integration with existing systems improved data accuracy and operational efficiency, leading to smoother logistics operations and better decision-making.
Việc triển khai phần mềm Quản lý CO của Innoria đã mang lại những cải tiến đáng kể cho Sotrans Logistics và các khách hàng sản xuất của họ:
- Tăng hiệu quả: Thời gian cần thiết để chuẩn bị và quản lý tài liệu CO giảm 50%, cho phép Sotrans xử lý các lô hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Giảm sai sót: Tự động hóa và cập nhật quy định thời gian thực gần như loại bỏ hoàn toàn lỗi trong tài liệu CO, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các luật thương mại quốc tế và FTA.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách cung cấp các CO chính xác và kịp thời, Sotrans đã cải thiện sự hài lòng của các khách hàng sản xuất, giúp họ tận dụng các FTA và giảm thuế.
- Tuân thủ quy định: Sotrans duy trì tuân thủ hoàn toàn với các quy định thương mại đang phát triển, tránh được các khoản phạt và vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
- Tích hợp vận hành: Tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có đã cải thiện độ chính xác dữ liệu và hiệu quả vận hành, dẫn đến hoạt động logistics trơn tru hơn và ra quyết định tốt hơn.
Conclusion
Innoria’s CO Management software proved to be an invaluable tool for Sotrans Logistics, enabling them to streamline CO management, ensure compliance with trade laws, and provide tailored solutions to their manufacturing clients. This case study highlights the importance of leveraging advanced software solutions to address the complexities of CO management in the logistics sector, ultimately driving efficiency, compliance, and client satisfaction.
Phần mềm Quản lý CO của Innoria đã chứng minh là một công cụ vô giá đối với Sotrans Logistics, giúp họ đơn giản hóa quản lý CO, đảm bảo tuân thủ luật thương mại và cung cấp các giải pháp phù hợp cho các khách hàng sản xuất. Nghiên cứu điển hình này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tận dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến để giải quyết các phức tạp trong quản lý CO trong ngành logistics, từ đó nâng cao hiệu quả, tuân thủ và sự hài lòng của khách hàng.
For more information about Innoria’s CO Management software and how it can benefit your business, read more https://innoria.com/certificate-of-origin