Background
Vietnam’s jewelry manufacturing sector has been rapidly growing, driven by increasing demand for high-quality products in international markets. However, navigating the complexities of Free Trade Agreements (FTAs) and ensuring compliance with local and international trade laws presents significant challenges. In this blog post, we explore how Innoria’s CO Management software helped a leading Vietnamese jewelry manufacturer streamline their Certificate of Origin (CO) management, optimize FTA benefits, and maintain compliance with local regulations.
Ngành sản xuất trang sức của Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, nhờ vào nhu cầu ngày càng tăng đối với các sản phẩm chất lượng cao trên thị trường quốc tế. Tuy nhiên, việc nắm bắt các hiệp định thương mại tự do (FTAs) và đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại trong nước và quốc tế là thách thức lớn, chưa kể đến việc sai sót dữ liệu trong hao hụt nguyên vật liệu. Trong bài viết này, chúng ta tìm hiểu cách phần mềm Quản lý Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) của Innoria đã giúp một nhà sản xuất trang sức hàng đầu tại Việt Nam đơn giản hóa việc quản lý CO, tối ưu hóa lợi ích từ FTAs và duy trì tuân thủ các quy định địa phương.
Client Profile
Our client is a prominent jewelry manufacturer in Vietnam, producing high-luxurious gold, silver, and gemstone jewelry. The company exports to various countries, leveraging FTAs to reduce tariffs and gain a competitive edge. However, the complexity of CO management and compliance with both local and international regulations posed significant challenges.
Khách hàng của chúng tôi là một nhà sản xuất trang sức nổi tiếng tại Việt Nam, chuyên sản xuất các loại trang sức vàng, bạc và đá quý cao cấp. Công ty xuất khẩu sang nhiều quốc gia, tận dụng các Hiệp định Thương mại Tự do (FTAs) để giảm thuế quan và giành lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, việc quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ (CO) và đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại trong nước và quốc tế đã đặt ra những thách thức đáng kể.
Challenges
- Difficulties in creating and managing Certificates of Origin (C/O) under multiple FTAs
- Time-consuming to prepare origin certification tables.
- Challenges in controlling inventory and material losses.
- Difficulties in tracing and cross-checking data when customs authorities request a review of documents, requiring businesses to spend significant time searching for related information.
- Data stored in fragmented locations, lacking consistency across systems.
- Lack of data synchronization between systems, including API integration with ERP, customs, and logistics.
- Khó khăn trong việc tạo lập và quản lý C/O theo nhiều FTA khác nhau
- Tốn nhiều thời gian làm bảng kê chứng nhận xuất xứ
- Khó kiểm soát tồn kho và hao hụt vật tư
- Khó khăn trong việc truy xuất và đối chiếu dữ liệu khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ, doanh nghiệp mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin liên quan.
- Dữ liệu lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi, không nhất quán giữa các hệ thống
- Không đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Kết nối API với ERP, hải quan, logistics
Solution Implementation
Innoria implemented its CO Management software to address these challenges, providing the following features and benefits:
- Automate the C/O Creation Process Accurately and Quickly: Enables businesses to automatically generate C/O document sets tailored to specific trade agreements. Automatically verifies origin criteria based on FTA rules, such as:
- Regional Value Content (RVC)
- Change in Tariff Classification (CTC)
- Wholly Obtained
- De Minimis, etc.
Outcome: Saves time, reduces manual errors, and increases the likelihood of benefiting from tariff preferences.
2. Seamless Integration with Existing Systems: Directly connects with:
- Popular ERP systems: SAP, Odoo, SAGE, SUN, etc.
- Electronic customs declaration portals: eCoSys, ECUS, etc.
- Logistics and freight forwarding systems.
Outcome: Ensures consistent data across systems, eliminates manual data entry, and prevents errors.
3. Inventory Management and Material Loss Control in Production
- Tracks detailed inventory of raw materials and finished products by item code.
- Identifies discrepancies between actual and system-recorded data.
- Allows adjustments to material loss ratios at the end of a period to ensure alignment between inventory records, customs declarations, and ERP.
Outcome: Enhances transparency in material management, supports accurate reporting for customs and accounting.
4. Detection of Duplicates and Data Conflict Alerts
- The system flags duplicate or conflicting data entries (e.g., same item code with different units).
- Allows managers to make flexible adjustments immediately.
Outcome: Ensures data quality and minimizes risks during customs inspections.
5. Leveraging Modern Technology: Hyper Automation: Integrates Robotic Process Automation (RPA), NLP OCR, and Workflow Studio to:
- Automatically retrieve declarations from customs portals using RPA.
- Recognize and classify documents through intelligent OCR.
- Streamline complex business workflows
Outcome: Optimizes processes, reduces reliance on manual labor.
6. Built on a Low-Code Platform – Digiforce DX
- User-friendly drag-and-drop interface, easily customizable to meet specific business needs.
- Supports rapid deployment, easy maintenance, and scalability.
Outcome: Offers flexibility, saves development and long-term operational costs.
7. Supports Diverse Reporting for Auditing and Verification
- Inventory reports for individual raw materials.
- Reports on material shortages compared to export declarations.
- C/O reports by shipment or invoice.
- Material deduction reports by period.
Outcome: Facilitates internal audits and efficient verification with customs authorities.
8. Paves the Way for Comprehensive Digital Transformation: Serves as the first step for businesses to adopt digital technologies in:
- Supply chain management.
- Document digitization.
- Product origin traceability.
- Future blockchain integration for C/O verification.
Outcome: Enables a holistic approach to digitalization, enhancing operational efficiency and transparency.
- Tự động hóa quy trình làm C/O một cách chính xác và nhanh chóng Giúp doanh nghiệp tự động tạo bộ hồ sơ C/O theo từng hiệp định thương mại. Kiểm tra tiêu chí xuất xứ tự động dựa trên các quy tắc FTA như:
- Regional Value Content (RVC)
- Change in Tariff Classification (CTC)
- Wholly Obtained
- De Minimis, v.v.
Kết quả : Tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công, nâng cao tỷ lệ được hưởng ưu đãi thuế quan.
2. Tích hợp liền mạch với hệ thống hiện có: Kết nối trực tiếp với:
- Các hệ thống ERP phổ biến: SAP, Odoo, SAGE, SUN,...
- Cổng khai báo hải quan điện tử: eCoSys, ECUS,...
- Hệ thống logistics/giao nhận
Kết quả : Dữ liệu nhất quán giữa các hệ thống, không cần nhập liệu thủ công, tránh sai sót.
3. Quản lý tồn kho và kiểm soát hao hụt vật tư trong sản xuất
- Theo dõi chi tiết tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm theo mã hàng.
- Phát hiện sự chênh lệch giữa dữ liệu thực tế và dữ liệu hệ thống.
- Cho phép điều chỉnh tỷ lệ hao hụt cuối kỳ để đảm bảo khớp số liệu tồn kho trên tờ khai và ERP.
Kết quả : Tăng tính minh bạch trong quản lý vật tư, hỗ trợ báo cáo chính xác cho hải quan và kế toán.
4. Phát hiện trùng lặp, cảnh báo dữ liệu mâu thuẫn
- Hệ thống sẽ thông báo nếu dữ liệu mới nhập vào bị trùng hoặc mâu thuẫn với dữ liệu cũ (ví dụ: cùng mã hàng nhưng đơn vị khác nhau).
- Cho phép người quản lý điều chỉnh linh hoạt ngay lập tức.
Kết quả : Đảm bảo chất lượng dữ liệu, tránh rủi ro khi kiểm tra hải quan.
5. Áp dụng công nghệ hiện đại: Siêu tự động hóa (Hyper Automation): Tích hợp nền tảng RPA (Robotics Process Automation), NLP OCR, Workflow Studio giúp:
- Tự động lấy tờ khai từ cổng hải quan bằng RPA
- Nhận diện và phân loại tài liệu thông qua OCR thông minh
- Xử lý các luồng nghiệp vụ phức tạp dễ dàng
Kết quả : Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm phụ thuộc vào lao động thủ công.
6. Được xây dựng trên nền tảng mã thấp (Low-code) – Digiforce DX
- Giao diện kéo thả thân thiện, dễ tùy biến theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
- Hỗ trợ triển khai nhanh, dễ bảo trì và mở rộng.
Kết quả : Linh hoạt, tiết kiệm chi phí phát triển và vận hành lâu dài."
7. Hỗ trợ đa dạng báo cáo phục vụ kiểm tra, đối chiếu
- Báo cáo tồn kho theo từng nguyên vật liệu
- Báo cáo thiếu hụt vật tư so với tờ khai xuất khẩu
- Báo cáo C/O theo từng lô hàng, invoice
- Báo cáo khấu trừ vật tư theo kỳ
Kết quả : Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và đối chiếu với cơ quan hải quan hiệu quả.
8. Mở đường cho chuyển đổi số toàn diện: Là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiến tới ứng dụng công nghệ số trong:
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Số hóa chứng từ
- Truy xuất nguồn gốc hàng hóa
- Tích hợp blockchain trong tương lai để xác thực C/O
Kết quả: Cho phép áp dụng phương pháp toàn diện vào quá trình số hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động và tính minh bạch.
Results
The implementation of Innoria’s CO Management software brought significant improvements to the jewelry manufacturer’s operations:
- Increased Efficiency: The time required to prepare and manage CO documentation was reduced by 60%, allowing staff to focus on higher-value tasks and strategic initiatives.
- Error Reduction: Automation and real-time updates virtually eliminated errors in CO documentation, ensuring full compliance with both international FTAs and local Vietnamese laws.
- Cost Savings: By effectively utilizing applicable FTAs, the company achieved substantial tariff savings, enhancing their competitiveness in the global market.
- Regulatory Compliance: The manufacturer maintained full compliance with evolving trade regulations and local laws regarding precious metals and gemstones, avoiding potential fines and legal issues.
- Enhanced Integration: Seamless integration with existing systems improved data accuracy and operational efficiency, leading to smoother operations and better decision-making.
Việc triển khai phần mềm Quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ (CO) của Innoria đã mang lại những cải thiện đáng kể cho hoạt động của nhà sản xuất trang sức:
- Tăng hiệu quả: Thời gian cần thiết để chuẩn bị và quản lý tài liệu CO giảm 60%, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và các sáng kiến chiến lược.
- Giảm sai sót: Tự động hóa và cập nhật theo thời gian thực gần như loại bỏ hoàn toàn lỗi trong tài liệu CO, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các FTAs quốc tế và luật pháp địa phương của Việt Nam.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách sử dụng hiệu quả các FTAs áp dụng, công ty đạt được khoản tiết kiệm thuế quan đáng kể, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
- Tuân thủ quy định: Nhà sản xuất duy trì tuân thủ hoàn toàn với các quy định thương mại đang thay đổi và luật pháp địa phương liên quan đến kim loại quý và đá quý, tránh được các khoản phạt và vấn đề pháp lý.
- Tăng cường tích hợp: Tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có cải thiện độ chính xác dữ liệu và hiệu quả vận hành, dẫn đến hoạt động trơn tru hơn và ra quyết định tốt hơn.
Conclusion
Innoria’s CO Management software proved to be a vital tool for the Vietnamese jewelry manufacturer, enabling them to navigate the complexities of CO management, optimize FTA benefits, and ensure compliance with local and international trade laws. This case study highlights the importance of leveraging advanced software solutions to address the unique challenges faced by the jewelry manufacturing sector in Vietnam, ultimately driving efficiency, compliance, and competitive advantage in the global market.
Phần mềm Quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ (CO) của Innoria đã chứng minh là một công cụ quan trọng đối với nhà sản xuất trang sức Việt Nam, giúp họ vượt qua những phức tạp trong quản lý CO, tối ưu hóa lợi ích từ các FTAs và đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại trong nước và quốc tế. Nghiên cứu điển hình này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tận dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến để giải quyết những thách thức đặc thù mà ngành sản xuất trang sức tại Việt Nam phải đối mặt, từ đó thúc đẩy hiệu quả, tuân thủ và lợi thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
For more information about Innoria’s CO Management software and how it can benefit your business, contact us today.