Reconciling Invoices with PO Details Using AI: A Case Study with SAP

Situation

ABC Manufacturing Company in Vietnam receives hundreds of commercial invoice PDFs from suppliers each week. These invoices contain important information such as PO (Purchase Order) number, Material Code (material code), Incoterm (trade condition), and delivery address. Currently, employees must:

• Open each PDF file, manually read to find the PO number and Material Code.
• Log into the data system (e.g., SAP), enter the PO number to retrieve PO details (e.g., quantity, price, address, Incoterm).
• Manually compare the invoice and PO to check accuracy (e.g., material, quantity, price, Incoterm, and address match).
• Record any discrepancies to contact the supplier.

Problems:

• Time-consuming: Each invoice takes 10-15 minutes to process, with 100 invoices/week, the company spends about 25-40 hours of labor/week.
• Errors: Manual data entry leads to mistakes (e.g., wrong PO number or undetected address errors).
• Delays: Discrepancies between invoices and POs are not detected promptly, causing delivery delays or disputes with suppliers.

Needs: ABC Company wants to automate this process to:

• Quickly read invoice PDF content, including scanned or complex formats (Vietnamese/English).
• Extract PO number and Material Code to enter into the data system.
• Automatically log in and operate on the system to retrieve and reconcile PO information.
• Check accuracy between invoice and PO (Incoterm, address, quantity, etc.).
• Easily interact with employees via chat, receive commands, or answer questions.
• Be easy to use for non-technical employees.
• Offer flexible costs.

Solution: 

ABC Company deploys MOJO AI (a large language vision and AI Agent capabilities) to perform Document Extraction and AI Agent functions to automate the entire process of invoice processing, PO verification, and user interaction. It integrates with the company’s existing data management system (e.g., SAP or any other system).

Overall Process:

• Step 1: Employees upload a PDF invoice or chat with AI: "Check this invoice."
• Step 2: MOJO AI reads the invoice, extracts PO number and Material Code. MOJO AI logs into the system, searches for the PO, and reconciles information (Incoterm, address, etc.).
• Step 3: MOJO AI reports results via chat: "Invoice OK" or "Error, needs verification."

Time: Each invoice takes 10-20 seconds, compared to 10-15 minutes manually.

How It Works

1. Receiving and Reading Invoice PDFs:
   • Employees upload invoice PDFs to the AI chat interface (via web, mobile app). Or automatically access the email receiving invoices to retrieve them.
   • If it’s a scanned invoice, AI can still read it thanks to MOJO AI technology. MOJO AI reads the PDF file and understands the content, including invoices in Vietnamese, English, or non-standard formats (small text, handwritten, or crumpled paper). Additionally, it has the ability to reason from the invoice.

​Example: An invoice has PO number "PO12345", Material Code "MAT789", Incoterm "FOB", and address "123 Đường Láng, Hanoi". 

• • AI automatically identifies and extracts this information in seconds.

  2. MOJO AI Automatically Logs In and Operates on the Data System:

• Automatic Login: MOJO AI is configured with secure login credentials (via encryption and authentication) to access the data system (e.g., SAP or any ERP system). It acts as a "virtual employee" opening the system without employee intervention (within the company’s internal system and network).
• Screen Operations: MOJO AI operates the system interface like a regular employee - not using outdated localization technology. It finds input fields (e.g., PO search box) and enters the PO number (PO12345) and Material Code (MAT789) if needed.
• Retrieve PO Details: MOJO AI retrieves PO details from the system, including quantity, price, Incoterm, delivery address, and related information.

​Example: The system returns PO12345 details: 100 units, 500,000 VNĐ/unit, Incoterm "FOB", address "123 Đường Láng, Hanoi".

These operations can be performed more simply: via API.

3. Reconciling Information:

• MOJO AI compares information from the invoice with PO details from the system:
  • Incoterm: Invoice states "FOB", PO states "FOB" → Match.
  • Address: Invoice and PO both state "123 Đường Láng, Hanoi" → Match.
  • Quantity and Price: Invoice states 100 units, 500,000 VNĐ/unit, matches PO.
• If there are discrepancies, MOJO AI flags and sends notifications.
  • Example: If the invoice states the address as "456 Nguyễn Trãi", MOJO AI reports: "Address does not match, needs verification with the supplier."
• MOJO AI also checks other details, such as whether the Material Code matches the PO.

 4. Interacting with Users via Chat

• MOJO AI provides a chat interface to receive commands and answer employee questions:
  • Receive Commands: Employees can chat: "Check if invoice PO12345 matches the PO?" MOJO AI processes and responds.
  • Answer Questions: Example, an employee asks: "Is the Incoterm on this invoice correct?" MOJO AI responds: "The Incoterm on the invoice is FOB, matches the PO."
  • Proactive Reporting: After reconciliation, MOJO AI sends messages: "Invoice PO12345: Fully matched" or "Invoice PO12345: Address mismatch, needs correction."
• The chat interface operates on web, mobile app, or integrates into platforms like Zalo, Telegram, making it easy for employees to interact.

   

5. Reporting and Storage

• MOJO AI creates concise reports: "Invoice PO12345: Fully matched" or "Invoice PO12345: Address mismatch, needs correction."
• Reports are automatically saved in the system, sent via email, or displayed in the chat interface.

Implementation

1. System Setup:
   • The AI provider sets up the system, integrating with ABC Company’s data management system via API or RPA. Or installs on the company’s internal server.
   • Configures MOJO AI to automatically log in, recognize the system interface, and extract information based on the company’s invoice format. Or establishes connection via API.
   • Sets up the chat interface for employees to interact via web, app, platforms like Zalo, or internal software via iframe embedding.
2. Testing:
   • Run a trial with 50-100 invoices in 1 week, using the pay-as-you-go model (e.g., 390,000 VNĐ/1000 invoices) or subscription to evaluate effectiveness.
3. Technical Support:
   • The AI provider offers 24/7 support via hotline, email, or chat.
4. Security:
   • The system is installed on the user’s internal server.
   • The AI service provider processes without storing user information.

Expected Results

• Operational Efficiency:
  • Process 100 invoices/week in 20-30 minutes, compared to 25-40 hours.
  • 99.9% accuracy rate, completely eliminating manual data entry errors.
• Cost Savings:
  • Reduce labor costs from 10-15 million VNĐ/month to 2-5 million VNĐ/month (depending on AI package).
  • Avoid losses due to invoice/PO discrepancies, saving risk-related costs.
• Improved Supply Chain:
  • Instantly detect Incoterm/address discrepancies, ensuring on-time delivery.
  • Accurate data in the system improves inventory and accounting management.
• Employee Satisfaction:
  • Employees no longer perform repetitive tasks, allowing focus on more important tasks (e.g., supplier negotiations).
  • Friendly, engaging chat interaction makes work faster and more flexible.

Conclusion

​You have two methods to interact with the software. The first method is using the chat interface as described. The second method is fully automating the process. However, I recommend not opting for complete automation, as the information still needs to be verified and confirmed. Please consider and choose the method that best suits your needs.

Try at: https://ai.mojo.vn/doc-extract

(Vietna​mese version)

Tình huống

• Công ty sản xuất ABC tại Việt Nam, nhận hàng trăm hóa đơn thương mại PDF từ nhà cung cấp mỗi tuần. Các hóa đơn này chứa thông tin quan trọng như số PO (Purchase Order), Material Code (mã nguyên vật liệu), Incoterm (điều kiện thương mại), và địa chỉ giao hàng. Hiện tại, nhân viên phải:
• • Mở từng file PDF, đọc thủ công để tìm số PO và Material Code.
  • Đăng nhập vào hệ thống dữ liệu (ví dụ: SAP), nhập số PO để lấy chi tiết PO (như số lượng, giá, địa chỉ, Incoterm).
  • So sánh thủ công giữa hóa đơn và PO để kiểm tra tính chính xác (ví dụ: material, số lượng, giá, Incoterm và địa chỉ có khớp không).
  • Ghi lại bất kỳ sai lệch nào để liên hệ nhà cung cấp.
• Vấn đề:
• • Tốn thời gian: Mỗi hóa đơn mất 10-15 phút để xử lý, với 100 hóa đơn/tuần, công ty mất khoảng 25-40 giờ lao động/tuần.
  • Sai sót: Nhập liệu thủ công dẫn đến lỗi (như nhầm số PO hoặc không phát hiện địa chỉ sai).
  • Chậm trễ: Sai lệch giữa hóa đơn và PO không được phát hiện kịp thời, gây chậm giao hàng hoặc tranh chấp với nhà cung cấp.
• Nhu cầu: Công ty ABC muốn tự động hóa quy trình này để:
• • Đọc nhanh nội dung hóa đơn PDF, kể cả hóa đơn scan hoặc định dạng phức tạp  (tiếng Việt/tiếng Anh).
  • Trích xuất số PO và Material Code để nhập vào hệ thống dữ liệu.
  • Tự động đăng nhập và thao tác trên hệ thống để lấy và đối chiếu thông tin PO.
  • Kiểm tra tính chính xác giữa hóa đơn và PO (Incoterm, địa chỉ, số lượng, v.v.).
  • Tương tác dễ dàng với nhân viên qua chat, nhận lệnh hoặc trả lời câu hỏi.
  • Dễ dùng cho nhân viên không rành kỹ thuật.
  • Chi phí linh hoạt 

Giải pháp: 

Công ty ABC triển khai MOJO AI (mô hình ngôn ngữ lớn tích hợp khả năng thị giác và AI Agent) thực hiện Document Extraction và AI Agent để tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn, kiểm tra PO, và tương tác với người dùng. Tích hợp với hệ thống quản lý dữ liệu hiện có của công ty (như SAP hoặc bất kỳ hệ thống nào khác).

Quy trình tổng thể :

• Bước 1: Nhân viên tải PDF hóa đơn lên hoặc chat với AI: "Kiểm tra hóa đơn này."
• Bước 2: Mojo AI  đọc hóa đơn, trích xuất số PO và Material Code. Mojo AI tự đăng nhập vào hệ thống, tìm kiếm PO, và đối chiếu thông tin (Incoterm, địa chỉ, v.v.).
• Bước 3: Mojo AI  báo kết quả qua chat: "Hóa đơn OK" hoặc "Có lỗi, cần kiểm tra."

Thời gian: Mỗi hóa đơn mất 10-20 giây, thay vì 10-15 phút như làm thủ công.

Cách hoạt động 

1. Nhận và đọc hóa đơn PDF:
   • Nhân viên tải file PDF hóa đơn lên giao diện chat AI (qua web, ứng dụng di động). Hoặc  tự động truy cập mail nhận hoá đơn để lấy.
   • Nếu là hóa đơn scan, AI vẫn đọc được nhờ công nghệ Mojo AI. Mojo AI đọc file PDF và hiểu nội dung, kể cả hóa đơn tiếng Việt, tiếng Anh, hoặc định dạng không chuẩn (chữ nhỏ, viết tay, hoặc giấy nhàu). Ngoài ra, còn có khả năng suy luận từ hoá đơn.

​ ​Ví dụ: Hóa đơn có số PO "PO12345", Material Code "MAT789", Incoterm "FOB", và địa chỉ "123 Đường Láng, Hà Nội". AI tự nhận diện và trích xuất các thông tin này trong vài giây.

​2. Mojo AI tự động đăng nhập và thao tác trên hệ thống dữ liệu:

• • Tự động đăng nhập: Mojo AI được cấu hình với thông tin đăng nhập an toàn (qua mã hóa và xác thực) để truy cập hệ thống dữ liệu (như SAP hoặc bất kỳ hệ thống ERP nào). Nó hoạt động như một "nhân viên ảo" tự mở hệ thống mà không cần nhân viên can thiệp. ( hệ thống và mạng nội bộ công ty ABC).
  • Thao tác tìm kiếm trên màn hình: Mojo AI thao tác giao diện hệ thống như nhân viên thông thường - không phải công nghệ định vị cũ. Tìm trường nhập liệu (như ô tìm kiếm PO), và nhập số PO (PO12345) cùng Material Code (MAT789) nếu cần.
  • Lấy chi tiết PO: Mojo AI truy xuất chi tiết PO từ hệ thống, bao gồm số lượng hàng, giá, Incoterm, địa chỉ giao hàng, và các thông tin liên quan.

​ ​Ví dụ: Hệ thống trả về chi tiết PO12345: 100 thùng hàng, giá 500.000 VNĐ/thùng, Incoterm "FOB", địa chỉ "123 Đường Láng, Hà Nội".

​Thao tác trên có thể thực hiện đơn giản hơn: thông qua API

​3. Đối chiếu thông tin
​ ​Mojo AI so sánh thông tin từ hóa đơn với chi tiết PO từ hệ thống

• • • • Incoterm: Hóa đơn ghi "FOB", PO cũng là "FOB" → Khớp.
      • Địa chỉ: Hóa đơn và PO đều là "123 Đường Láng, Hà Nội" → Khớp.
      • ​Số lượng và giá: Hóa đơn ghi 100 thùng, giá 500.000 VNĐ/thùng, khớp với PO.

​ ​ ​ ​Nếu có sai lệch, Mojo AI đánh dấu và gửi thông báo:

​ ​ ​Ví dụ: Nếu hóa đơn ghi địa chỉ "456 Nguyễn Trãi", Mojo AI báo: "Địa chỉ                                  không khớp, cần kiểm tra với nhà cung cấp." ​​

​ ​Mojo AI cũng kiểm tra các chi tiết khác, như Material Code có đúng với PO hay không.

     ​4. Tương tác với người dùng qua chat LLM

​ ​Mojo AI  giao diện chat để nhận lệnh và trả lời câu hỏi từ nhân viên:

• • • • ​Nhận lệnh: Nhân viên có thể chat: "Kiểm tra hóa đơn PO12345 có khớp với PO không?" Mojo AI tự xử lý và trả lời.
      • ​Trả lời câu hỏi: Ví dụ, nhân viên hỏi: "Hóa đơn này có đúng Incoterm không?" Mojo AI trả lời: "Incoterm trên hóa đơn là FOB, khớp với PO."
      • ​Báo cáo chủ động: Sau khi đối chiếu, Mojo AI gửi tin nhắn: "Hóa đơn PO12345: Khớp hoàn toàn" hoặc "Hóa đơn PO12345: Sai địa chỉ, cần sửa."

​​Giao diện chat hoạt động trên web, ứng dụng di động, hoặc tích hợp vào các nền tảng như Zalo, Telegram, giúp nhân viên tương tác dễ dàng.

    5. Báo cáo và lưu trữ:

• • • ​​Mojo AI tạo báo cáo ngắn gọn: "Hóa đơn PO12345: Khớp hoàn toàn" hoặc "Hóa đơn PO12345: Sai địa chỉ, cần sửa."
    • ​​Báo cáo được lưu tự động vào hệ thống, gửi qua email, hoặc hiển thị trong giao diện chat.

Cách triển khai

1. Thiết lập hệ thống:
   • Nhà cung cấp AI cài đặt hệ thống, tích hợp với hệ thống quản lý dữ liệu của công ty ABC qua API hoặc RPA. Hoặc cài đặt trên server nội bộ công ty ABC.
   • Cấu hình Mojo AI để tự động đăng nhập, nhận diện giao diện hệ thống, và trích xuất thông tin theo định dạng hóa đơn của công ty. Hoặc thiết lập kết nối thông qua API.
   • Thiết lập giao diện chat để nhân viên tương tác qua web, ứng dụng, nền tảng như Zalo hoặc phần mềm nội bộ thông qua nhúng iframe, widget.
2. Thử nghiệm:
   • Chạy thử với 50-100 hóa đơn trong 1 tuần, sử dụng mô hình pay-as-you-go (ví dụ: 390.000 VNĐ/1000 hóa đơn) hoặc subscription để đánh giá hiệu quả.
3. Hỗ trợ kỹ thuật:
   • Nhà cung cấp AI cung cấp hỗ trợ 24/7 qua hotline, email, hoặc chat.

   4. Bảo mật

• • ​Hệ thống cài đặt server nội bộ của người dùng
  • Nhà cung cấp dịch vụ AI chỉ xử lý mà không lưu trữ thông tin người dùng. 

Kết quả dự kiến

• Hiệu quả vận hành:
  • Xử lý 100 hóa đơn/tuần trong 20-30 phút, thay vì 25-40 giờ.
  • Tỷ lệ chính xác 99,9%, giảm hoàn toàn lỗi nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm chi phí:
  • Giảm chi phí nhân sự từ 10-15 triệu VNĐ/tháng xuống 2-5 triệu VNĐ/tháng (tùy gói AI).
  • Tránh thiệt hại do sai lệch hóa đơn/PO, tiết kiệm chi phí rủi ro.
• Cải thiện chuỗi cung ứng:
  • Phát hiện sai lệch Incoterm/địa chỉ ngay lập tức, đảm bảo giao hàng đúng hạn.
  • Dữ liệu chính xác trong hệ thống giúp quản lý kho và kế toán hiệu quả hơn.
• Sự hài lòng của nhân viên:
  • Nhân viên không còn làm việc lặp lại, có thời gian tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn (như đàm phán với nhà cung cấp).
  • Tương tác qua chat thân thiện, vui vẻ giúp công việc nhanh chóng và linh hoạt.

KẾT LUẬN

​Dù sao, Bạn có 2 phương thức tương tác với phần mềm, cách 1 là tương tác thông qua chat như trên, cách 2 là hoàn toàn tự động hoá. Nhưng tôi khuyên không nên hoàn toàn tự động hoá vì dù sao thông tin vẫn cần được xác nhận. Hãy xem xét và lựa chọn cách phù hợp với bạn.

Dùng thử tại https://ai.mojo.vn/doc-extract